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  支援串簽、會辦、擇辦、轉呈、跳簽、抽單,祕書發文功能,可設定角色簽核流程,並支援表單自訂列印格式。系統自動即時提醒簽核能大幅縮短簽核時間,還可以與其它ERP相關系統做整合…  
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Netask Flow - 完整介紹  
2009年4月,Netask EIP將以中大型企業納入我們的目標客戶,我們推出了「電子簽核專業版」,因應企業e化的持續需求,多樣化的簽核邏輯、彈性化的簽核流程、自訂流水編號等,中大型企業在「電子簽核」系統上能有更新更好更容易的e化系統可以選擇...

市面上一般的電子簽核系統,過於繁覆及被組織固定住的設計,對於身處快速變動的中小企業來說,實在是很不好用。從2002年Netask EIP推出「電子簽核」以來,我們就不斷地搜集中小企業客戶使用習慣,以簡單好用、功能強大、快速上手為目標。也因如此,我們的企業客戶才能每年以50 家、100家的速度不斷的成長。

隨著這幾年Netask EIP客戶不斷地成長,過去一直以500人以下中小企業為目標客戶的我們,開始出現數十家超過1000個帳號使用的大型企業成為我們的客戶,這些大企業捨 棄以往為人熟知的需花費數百萬「大型企業」專用的「電子簽核」系統,而偏好導入Netask EIP系統,可見簡單好用、功能強大、快速上手等訴求是每一家企業所期望的。

2009年4月,Netask EIP將以中大型企業納入我們的目標客戶,我們推出了「電子簽核專業版」,因應企業e化的持續需求,多樣化的簽核邏輯、彈性化的簽核流程、自訂流水編號等,中大型企業在「電子簽核」系統上能有更新更好更容易的e化系統可以選擇。

讓我們來看一下推出了哪些功能:
  「串+會」同時呈現於同一張簽核表單
  新增「擇辦」簽核邏輯
  可代他人發文
  同一個成員能在簽核流程出現多次
  經辦者可將文再加簽
  可選擇「角色簽核」(部門主管)
  可設定相對路徑的簽核流程
  可設定絕對路徑的簽核流程
  可使用表單流水號
  可選擇自訂的列印格式
  新增「核決權限」簽核邏輯
  新增「通知」簽核邏輯

新增「群簽」

新增「跳簽」



「串+會」同時呈現於同一張簽核表單

標準版的簽核,只能發送純「串簽」或純「會辦」的表單。

讓我們先來看一下Netask EIP串簽、會辦的基本定義:
串簽
簽核成員有順序,每個簽核者簽完才會給下一個簽核。
上一個沒簽核前,下一個簽核者也不會看到。且每個成員都有將文件退回的權利。

會辦
簽核成員沒有順序,每個簽核者可以同時進入簽核。
其它成員沒簽核前,任一簽核者也可以簽核。且每個成員都沒有將文件退回的權利,只能提供意見。

發送純「串簽」或純「會辦」的表單,對於一般30、50個員工的公司來說就足夠了,但是對於1000人以上的公司,難免會有很多比較複雜的公司簽核流程,或者同一關卡就是要知會同時間的三個員工,而非一個。這個時候,「串+會」的功能就很有用了。

讓我們看一下如何簡單使用:

進入「電子簽核」首頁,選擇「新增」並選擇「簽核表單」後,進入畫面會看到「簽核順序」,很直覺的就直接點選新增「串簽」、「會辦」或「擇辦」即可,程式會開一個小視窗出來用來選擇成員。

舉例來說,如果你想發一個文是像這樣的:


先選「新增串簽」,然後把「A、B」兩個選到右邊去,按下「確定」按鈕。


再來是C跟D的「會辦」,這時就是再選「新增會辦」,然後把「C、D」兩個選到右邊去,按下「確定」按鈕即可。

後面就依此類推。

如果發現有設定錯誤的狀況,可以點旁邊的「編輯」按鈕進去做調整,或者直接按「刪除」來刪掉某一個流程,亦可直接調整順序。

所以有了「串簽」+「會辦」+「擇辦」的流程設計,再加上可鎖定簽核流程,配合「部門與角色的簽核流程」,就能快速又輕鬆地設計出符合公司的簽核流程了。

新增「擇辦」簽核邏輯
專業版另外新增了一個新的簽核邏輯,叫做「擇辦」。

擇辦從字義上來說,就是「擇一辦理」。在同一層簽核的成員可以一次多人,而只要這層裡有一人簽了,此文即可往下走。

以圖為例,來說明「會辦」與「擇辦」的差別:

會辦:此流程裡,CD兩個人都需要簽過這個文,這個文才會往下走。


擇辦:此流程裡,只要CD兩個人其中一個人簽過這個文,這個文就會往下走。

此 功能可以用在很多地方,像是大公司的採購部門可能有三個負責人,但只要有一個人簽過了,就代表那個人負責即可。若之前用「會辦」功能,要等到三個負責人都 簽了這個文件才能往下走,會很沒效率。而若只設採購部門三人中的一人,又怕剛好設到最忙的那個人,又會讓這個簽核卡住。

因此,有了新的簽核邏輯「擇辦」,相信大家可以好好利用,讓簽核更有效率哦。

可代他人發文
在大公司裡,常常有許多最高階的主管,他們平時是非常忙碌的,簽核也許還可以,只要按一下「確定」就行了,但對這些高階主管來說,他們常忙碌到沒有時間自己去發文打字,但又不想將帳號密碼給其它員工或祕書,這時,就可以用這個方便的「代發簽文」功能了。

當然,不一定要是主管才會用得到,例如同事今天臨時在外有事不能進公司,又不能上網,這時就能麻煩其它同事幫忙發簽呈了。又或者業務在外面跑客戶,比較急的單子,也可以請在辦公室內的業務助理幫忙做發簽呈的動作。

讓我們來看一下怎麼使用吧?

很簡單,若此功能啟用後,在電子簽核按「新增」,不同於以往選擇流程或進入填寫表單,系統會先帶入選擇成員的畫面,預設新增者本人,若要選擇其它人,則從部門去選擇即可。


同一個成員能在簽核流程出現多次
過去來說,在發文選擇簽核的成員時,同一個成員一次只能出現在簽核流程中一次,遇到主管身兼兩職時,無法同時出現在同一個流程中,有時只能靠改變現有流程,或者請簽核者幫忙加簽轉寄。

現在,專業版的電子簽核將提供同一成員能在簽核流程中出現多次。對大公司來說,多階層級、主管常兼職其它部門主管的狀況就能夠輕鬆設定使用了。


經辦者可將文再加簽
標準版的簽文,若有設定經辦者,簽完後就會自動轉給經辦去執行該處理的相關動作,由於「經辦」的角色是很特別的,它不屬於簽核流程的主管,所以當簽核的主管都同意後,「經辦」就負責將簽核的內容做執行的動作,所以是一個非常方便的功能。

不過大的企業體,不同於中小企業的簽核流程,可能簽核的主管成員又多、且大部份的主管可能都有幫忙審核就簽過了,有時一張出差申請單,好不容易跑完了6個主管的簽核,卻因為發文者錯填了一些欄位又要請發文者重新發送一次。

其實請發文者重新發送一次的觀念是對的,因為本來就是發文者的錯誤,且可以讓發文者知道問題在哪裡,不要下一次又犯同樣的錯誤造成其它簽核主管浪費 簽核的時間。不過,在大的企業中,簽文已經花了不少時間了,很希望能彈性一點,讓經辦除了選擇「執行」外,可以有其它的方式來補救這個簽文。

所以若簽文已完成,只剩經辦者執行時,若經辦者覺得發文者有缺一些資料或內容,這個時候可以使用「經辦再加簽」的功能,將文轉回給發文者,請發文者補齊後,再轉至經辦處理。

這個功能也可以用在,明明該張表單應該要簽到總經理,但是發文者卻只簽到協理,經辦者就可以協助將文多轉給總經理,讓簽文快速完成。

另外,系統也貼心的在簽核流程裡告知,哪一個是經辦角色加進去的,經辦又加了哪些成員,才不會與原來發文者設定的流程混亂。

可選擇「角色簽核」(部門主管)
在專業版的設計中,簽核流程增加了三個功能,讓管理者在設定公司制式簽核流程中,能夠訂定更快更符合現狀的流程概念,其中一個就是可選擇「角色簽核」(部門主管)這個功能。

這個功能可以將「部門主管」當作一個角色,納入簽核的流程,當主管換人的時候,簽核流程也會自動抓到新的主管,列入簽核流程。若配合系統設定的新功 能「各成員可兼職多部門」的設計,則可以設定一個部門為給簽核流程專用,讓同仁在部門中變成簽核的角色,例如「會計」「稽核」等…就可以方便使用了。

此為管理者設定專用,使用方式很簡單,先選擇「電子簽核」的「表單管理」,找到表單的「流程」後,點進去選擇「新增流程」。


在設定流程的角色下拉視窗,可選擇「各個部門主管」,把它選擇到右邊去即可。

流程設計完成後,未來發文者就可以方便依照管理者設的流程來使用了。

可設定相對路徑的簽核流程
簽核流程增加的第二個功能就是提供「相對路徑」的主管簽核流程,何謂相對路徑呢?相對路徑就是指以發文者為角色,選擇發文者自己部門的主管(Boss0)、上一層主管(Boss1)、上二層主管(Boss2)...等一直選擇上去。

舉例來說,公司共有八個部門層級:

將簽核流程設為「相對路徑」的Boss0→Boss1→Boss2,那麼以下發文者會依所屬不同部門抓取各自的簽核主管:
所屬部門 簽核主管
部門8 部門8主管」→「部門7主管」→「部門6主管」
部門5 部門5主管」→「部門4主管」→「部門3主管」
部門2 部門2主管」→「部門1主管」(簽核成員應該是3位,不過因為該發文者位階已經夠高了,所以沒有Boss2可選擇,就會只帶2個出來)

所以「相對路徑」就是指以自己為基礎,往上數幾個主管來簽核。


可設定絕對路徑的簽核流程
簽核流程增加的第三個功能就是提供「絕對路徑」的主管簽核流程,何謂絕對路徑呢?絕對路徑就是指以公司所有層級來計算,從最上層部門算起,為Level0,一直往下計算。(系統會自動計算,若有8層,就會到Level8,若只有5層,就只能選到Level5).

舉例來說,公司共用八個部門層級:

將簽核流程設為「絕對路徑」的Level3→Level2→Level1,那麼以下發文者會依所屬不同部門抓取各自的簽核主管:
所屬部門 簽核主管
部門8 部門3主管」→「部門2主管」→「部門1主管」
部門5 部門3主管」→「部門2主管」→「部門1主管」
部門2 部門2主管」→「部門1主管」(應該給3個簽,不過,因為發文者是所處於Level2的層級,所以Level3比他的層級低,就不會給Level3簽)

增加這三個設定流程與角色簽核的功能,管理者是不是覺得更方便更好用了呢?除此之外,這三個設定方式還可以共用,交錯設計流程,讓功能變得更強大哦!

可使用表單流水號
在大的企業裡,都是有稽核部門的,而稽核部門若要查核電子表單的話,就是要確保各表單的發送都有依據,沒有被跳掉的表單或者無故消失的簽核。

可是在電子簽核標準版裡面,只能夠針對整個公司所有的表單一起跑流水號,無法針對各表單走各自的編號,這個對稽核部門在查核上變成一個很麻煩的工作。現在「電子簽核專業版」提供這個功能,只要一啟用,未來各個表單都可走自己的編號。


可選擇自訂的列印格式
在標準版中,我們電子簽核提供了很漂亮的列印頁面,讓使用者若有需要印為紙本時,可以很輕鬆的就列印出來。

可是有些公司希望能列印出來的格式更特別一點,有的公司希望「出差申請單」印出來後,能有一些填金額或會計覆核的選項,但是又希望在簽核時不要呈現這樣內容。也有的公司希望列印出來的時候,可以不要顯示某些欄位,且版形可能也要調整。

每一個公司、每一張表單都有不同的需求,那怎麼辦呢?幸好「電子簽核專業版」提供了「自訂列印格式」的功能,只要簡單的製作HTML的版形,就能夠套到每一張表單上,讓表單完全呈現自己公司的格式哦。

要怎麼使用呢?很簡單,先進電子簽核的「表單管理」,點選表單名稱旁邊的「編輯」,就會看到表單結案後 ,啟用匯出自訂格式 的功能,只要將所完成的HTML範本上傳上去即可哦。上傳完成後,可以立刻來看成果。


讓我們來看一下表單範例,下面是一般檢視的頁面:
(點選檢視大圖)

標準版可提供列印成下列格式:
(點選檢視大圖)

若是使用自訂列印格式的話,可以將上面那張表單印成下面這種格式:
(點選檢視大圖)

變化的格式非常的多,端看怎麼設計HTML頁面,就能怎麼呈現哦。

新增「核決權限」簽核邏輯
專業版另一個新的簽核邏輯就是「核決權限」,核決權限最大的功能就是讓簽核流程可以依據計算式的判斷結果來決定流程是否要往下走。

舉例來說:請假單,你可以設超過三天以上的話,才要簽到總經理,三天以內,就到部門主管; 又或者請款單,超過3000元以上的要簽到總經理,不到3000元,就簽到部門主管即可。

以系統內建的「請假單(選購模組)」來看,超過三天以上的話,才要簽到總經理,三天以內,就到部門主管。

設定方式為:Boss0 → 核決(total_hour>24) → 總經理 (若一天上班8小時,三天則為24小時)

註:請假單為Netask內定表單,故時數的參數固定為total_hour,若要使用此功能,請使用此參數。

當然自行設計的表單也可以用這個功能,讓我們來看一下怎麼使用。
若是自己訂的表單,如請款單,超過3000元以上的要簽到總經理,不到3000元,就簽到部門主管即可。

設定方式為:Boss0 → 核決(Amount>3000) → 總經理

註:Amount只是範例,實際上要輸入哪個字是依據使用者自己製作的表單設的參數為主,若設的參數不同,則應輸入不同的字。(表單設定請參考此連結)

新增「通知」簽核邏輯
「通知」的簽核邏輯也是另一個新的概念,主要的設計就是,有些簽核,不需要等待簽核者是否要簽,目的是只要他們知道而已,若因為要等待他們的簽核,反而會延誤了整個簽呈的進行,這個時候就很適合用這個「通知」的概念。

只要輪到被通知的簽核者時,系統會自動發通知給「被通知者」,不管「被通知者」是否有簽核,簽核會繼續往下跑。(此時會在簽核頁面註明,該被通知者已被通知)

該被通知者若永遠不上來簽核也無妨,不影響簽核的進行,若有一天他上來簽核的時候,則系統會把原來「已通知」的註解,改成「已閱讀」,並將閱讀時間填上,方便未來其它簽核者知道他的閱讀時間。(所有被通知的文都放在「通知記錄」文件匣裡)

新增「群簽」

當手邊已累積多份簽文需要進行簽核,可將需進行簽核的簽文勾選起來,功能列就會出現群簽的按鈕,再按下群簽,確定後即可完成大批的簽核。除了電子簽核專業版的功能外,電子簽核標準版本來就有很多功能,例如:
群簽圖片

新增「跳簽」

若該份簽核的成員有事耽擱而無法進行簽核,或需要快速完成簽核,該怎麼做呢?可以在表單管理內,選擇該表單,右手邊點選編輯,在跳簽設定的地方,選擇適合的時間即可。

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01. 能設定資料匣來決定表單分享對象,不同的表單可以給需要的同仁看到即可。
02. 提供在職離職繼承,讓有相同工作的同仁,能夠相互查詢到彼此的簽核資料,或者離職同仁曾發過的簽文。
03. 提供Netask函數給自訂表單。讓建表單的同仁能更有彈性,直接抓取Netask EIP系統內的部門、成員、日期、時間等基本資料。
04. 管理者可轉文。若有臨時重要的簽文需要被轉簽,管理者可快速切換簽核者,且系統都會留存資料。
05. 提供多種通知方式。包含用E-mail通知,手機簡訊通知及Netask即時通的通知。
06. 可預設簽核流程。讓每張表單應該如何簽核都預先設定好,管理者還可決定是否要鎖住不讓發文者變動。

更多電子簽核標準版的內容請看此

若再搭配PDA版本或其它模組,將更加方便好用。電子簽核PDA的介紹請看此


諮詢專線: (02)2517-7770 #8686
電子信箱:service@novax.com.tw
服務網址:http://eip.netask.com.tw
電子簽核專業版功能列表  
01. 「串+會」同時呈現於同一張簽核表單。
02. 新增「擇辦」簽核邏輯。
03. 可代他人發文。
04. 同一個成員能在簽核流程出現多次。
05. 經辦者可將文再加簽。
06. 可選擇「角色簽核」(部門主管)。
07. 可設定相對路徑的簽核流程。
08. 可設定絕對路徑的簽核流程。
09. 可使用表單流水號。
10. 可選擇自訂的列印格式。
11. 可以覆蓋方式修改線上表單內容。
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